Protocoles opérationnels

Toute communication suit la chaîne : Agents et Diplomates vers l’Administrateur, Administrateur vers le Directeur, et les instructions descendent par le même chemin. Une demande indique son objet, la décision attendue, le délai et le niveau de confidentialité ; une instruction orale est confirmée par écrit. Une remontée directe au Directeur n’est justifiée que dans quatre cas : l’Administrateur est mis en cause, l’urgence interdit de le joindre, instruction expresse, ou risque pour la sécurité de la Fondation.

Les Diplomates rendent compte à l’Administrateur ; les Agents lui transmettent leurs comptes rendus, copie au Diplomate en appui. L’Administrateur consolide : il vérifie, recoupe, distingue faits, appréciations et hypothèses, attribue le niveau de confidentialité, puis transmet au Directeur sans modifier le rapport d’origine.

Échanges réservés aux GI et interlocuteurs autorisés. Préparation : objet, mandat, informations communicables, limites. Validation préalable de l’Administrateur si le sujet est nouveau, s’il s’agit d’une négociation ou si le mandat est dépassé. Le Diplomate ne peut ni faire de concession, ni promettre des ressources, ni engager la Fondation : toute demande de ce type est consignée et transmise sans réponse de fond. Une fiche de suivi par GI est tenue, et un compte rendu suit chaque échange significatif. Aucune diplomatie avec un groupe d’intérêt hostile.

Aucune sortie sans autorisation préalable, précisant objectif, interlocuteurs, lieu, durée, accompagnants et informations à communiquer. L’Administrateur autorise dans ses compétences ou transmet au Directeur. Tout changement important est signalé dès que possible ; un compte rendu avec les écarts est remis après la mission.

L’Agent assure la liaison selon les autorisations de chaque mission. Il ne décide pas du traitement des Classes-D, n’engage pas le DAE et ne négocie pas. L’information transmise se limite à ce que la mission exige ; dans le doute, il s’abstient et demande. Tout incident est signalé sans délai à l’Administrateur et au Diplomate en appui, puis rapporté par écrit.

Chaque document est daté, attribué, limité à un objet, sépare les faits des appréciations et porte un niveau de confidentialité. Aucun document n’est modifié ou détruit sans trace : une correction se fait par mention datée. La transmission passe par les canaux autorisés, selon le besoin d’en connaître.

L’Administrateur organise des inspections programmées ou ponctuelles (après un incident ou une mission sensible). Chaque anomalie fait l’objet d’un constat (date, faits, règle concernée, gravité mineure, notable ou grave). La personne concernée est entendue avant toute conclusion. Les anomalies graves sont transmises au Directeur.

L’Administrateur examine les faits, entend chaque personne et décide ou propose les mesures de sa compétence. Échelle : rappel à l’ordre, mesure corrective, sanction, transmission à l’autorité supérieure. Il n’a pas de pouvoir de sanction absolu et ne sanctionne personne sans audition. S’il est impliqué, le Directeur est saisi.

Ordre des priorités : 1) signalement immédiat à l’Administrateur ; 2) collecte d’informations vérifiables, faits distingués des rumeurs ; 3) coordination interne ; 4) limitation des communications non autorisées, échanges avec le GI par le seul canal désigné ; 5) décisions par les autorités compétentes ; 6) compte rendu après résolution. Les Diplomates n’improvisent aucune concession, les Agents transmettent sans communiquer. Aucun incident n’est dissimulé.

L’information existe sous trois états : consignée en interne (complète et exacte), communiquée à l’extérieur (choisie selon le mandat), non communicable. La devise ne gouverne que le deuxième. Sont interdits : falsifier un rapport, omettre un incident, altérer un document. Toute communication volontairement inexacte à l’extérieur exige une instruction expresse de l’autorité compétente et reste consignée en interne dans sa version exacte.